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6 avril 2022 | Auvergne-Rhône-Alpes

Reprise des festivals : mobilisation générale !

En résumé

Après deux années chahutées par la crise sanitaire, les grands événements sportifs et culturels retrouvent leur public cet été. Pour Aluna Festival, qui aura lieu en Ardèche au mois de juin, il est temps de remobiliser les bénévoles. Sa botte secrète : une équipe fidèle et de bons outils que nous vous offrons pour l’animer.

Des bénévoles accueillent les festivaliers d'Aluna Festival
Lancé il y a 15 ans comme une grande fête de village, Aluna Festival a grandi en notoriété et mobilise plus de 1 000 bénévoles, comme ici pour l'accueil des festivaliers.
© Mélanie Lhote / Aluna Festival

Objectif : 80 000 spectateurs, minimum ! Après deux annulations successives, liées au Covid, Aluna Festival prépare son retour en fanfare. Stromae, Clara Luciani, -M-, Julien Doré, Angèle ou Grand Corps Malade… l’édition 2022 de ce festival niché dans les Gorges de l’Ardèche multiplie les têtes d’affiches, et ajoute même une quatrième date à son programme. "Nous avons accueilli un peu plus de 60 000 personnes en trois jours lors des derniers festivals, avec cette quatrième date exceptionnelle, nous espérons en attirer 20 à 30 000 de plus."

Mille bénévoles à remobiliser

Derrière les grands noms de la scène musicale française et internationale, Aluna Festival ce sont surtout 300 prestataires, plus de 150 intermittents du spectacle… et mille bénévoles ! "À l’accueil, au bar ou à la billetterie, la première personne que rencontre un festivalier d’Aluna, c’est un bénévole. Nous en recherchons plus de 900 pour chaque édition. Sans eux, il n’y aurait pas d’événement", rappelle Solène Sénéclauze de Modjo Production, la société organisatrice.

Un concert d'Aluna Festival, l'un des 6 000 festivals qu'on recense en France
© Mathieu Cugnot / Aluna Festival

Plus grands ou plus petits que celui qu’Aluna, la France compte plus de 6 000 festivals. 73 % des bénévoles qu’on y rencontre le sont au moins pour la deuxième fois, selon l’étude SoFEST!, une vaste enquête sur l’empreinte sociale et territoriale des festivals, coordonnée par France Festivals. Et qu’ils soient primo-aidants ou volontaires récidivistes six bénévoles sur dix, affirment avoir été spectateurs avant d’être bénévoles.

Une expérience pas comme les autres 

Myriam Viricel vit sa dixième édition en tant que bénévole. Avant Aluna, elle ne s’était jamais engagée pour une cause ou une association. Une révélation ! "Quand on arrive sur place, l’adrénaline et les émotions montent en puissance, c’est très intense. Je n’avais jamais vécu ça avant de devenir bénévole au sein du festival !" 

Elle est aujourd’hui la première interlocutrice des autres bénévoles. Aux côtés d’une salariée et de deux autres volontaires, elle enregistre et valide les inscriptions et répartit tout ce beau monde dans les équipes. "Les bénévoles viennent pour aider mais ils doivent pouvoir faire ce qu’ils aiment. On tient compte des remarques, on essaie de répondre aux demandes de chacun. Ça prend du temps mais c’est très gratifiant de les voir contents et motivés."
 

Vous êtes prêts à donner un coup de main ?

Compétition sportive, événement culturel, spectacles… Pour vous aider à trouver la mission faite pour vous, notre plateforme Instants bénévoles vous met en relation avec les organisateurs d’événements qui en proposent.

Trouver ma mission

La convivialité, l’accueil des bénévoles, le festival ardéchois en a fait une priorité. Et ils le lui rendent bien. Plusieurs sont fidèles depuis la première édition, il y a 15 ans, rameutant parents et amis au service. Un plus pour l’ambiance, et un sacré atout pour l’organisation, car certains bénévoles développent une réelle expertise au fil du temps.

En coulisse, anticipation et cohésion 2.0

Si Myriam est devenue un pilier de l’équipe en charge du "recrutement" des bénévoles d’Aluna, c’est bien sûr pour ses qualités d’accueil mais aussi parce que la paperasse ne l’impressionnait pas. "Quand je me suis inscrite comme bénévole en 2010, nous étions 200, et on renseignait le nom des gens sur des feuilles A3. Comme je maîtrisais bien internet, j’ai commencé à organiser nos fichiers." En 2018, pour simplifier cette gestion, le festival a adopté la plateforme Instants bénévoles. Les organisateurs y publient leurs appels à bénévoles et animent la vie du groupe constitué. 

Grâce à l'outil de gestion Qoezion, intégré à Instants bénévoles, Myriam centralise les données des bénévoles, les affecte à des activités, réalise des plannings et communique avec les équipes. L’équipe d’organisation gère également les besoins opérationnels de l'événement tels que la restauration ou la distribution des tenues.

Informer, motiver, rassurer... Finalement, de l’ouverture des recrutements - en janvier – jusqu’au repas de retrouvailles, début septembre, la cohésion se construit essentiellement en marge de l’événement. Et ces temps sont autant de jalons pour les organisateurs. "Aluna mobilise des équipes presque toute l’année mais tout s’accélère en janvier avec le recrutement des bénévoles. Et en mai, nous organisons pour eux une grande soirée de lancement qui vient clore les inscriptions. Lorsqu’on envoie les invitations à cette soirée, on sait qu’on y est", confirme Solène Sénéclauze.

OFFRE SPECIALE

Une offre « spéciale reprise » pour les organisateurs

Pour soutenir la reprise des événements en 2022, les licences d’utilisation à l’outil de gestion Qoezion d’Instants bénévoles vous sont offertes cette année. Si votre manifestation se déroule en France (métropolitaine et outre-mer), entre le 1er janvier 2022 et le 31 décembre 2022, c’est l’occasion idéale de le tester.

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